Peringatan: Dashboard Manajemen Proyek Ini Bisa Buat Kamu Jadi Malas!
- Pribadi Pramudya -
28 July 2020 · Baca 26 menit
[ dashboard ]
manajemen-proyek

Bagi kebanyakan orang, malas adalah sebuah kebiasaan buruk.

Salah satu kebiasaan yang harus Kamu hindari apapun kondisinya.

Kalau Kamu baca blog atau sering dengar dari orang lain, kebanyakan mereka sarankan: satu kunci utama untuk menjadi sukses adalah Kamu harus kerja keras! Jangan malas!

Kamu mungkin biasanya berpikir bahwa orang yang malas tidak bisa menyelesaikan pekerjaan mereka.

Mereka tidak bisa menyelesaikan tugas mereka. Mereka tidak mampu menunjukkan performansi yang baik. Mereka adalah duri dalam perusahaan.

Tidak ada satu pun perusahaan yang menerima orang yang malas. Atau adakah yang mau menerima?

Kenapa?

Ya karena mereka pemalas. Sesederhana itu.

Tapi, apakah Kamu tahu?

Bill Gates pernah berkata:

“I will always choose a lazy person to do a difficult job, because lazy person will find an easy way to do it.”

Nah, menjadi orang yang malas ternyata tidak terlalu buruk, kan?

Kamu mungkin seharusnya lupakan dulu apa yang Kamu sering dengar dari kebanyakan orang tentang malas.

Malas bukan berarti:

Jadi, Kamu singkirkan dulu stigma malas yang berujung pada sesuatu yang negatif. Melalui tulisan ini saya akan coba kupas, kenapa malas itu bisa menghasilkan sesuatu yang baik dan positif.


Daftar Isi


Kenapa Malas itu Baik?

Setidaknya, ada 10 alasan kenapa malas itu merupakan hal yang baik:

1. Menghindari Pekerjaan Sibuk

Di tempat kerja atau di kampus Kamu, pastinya Kamu punya teman yang terlihat selalu sibuk.

Kalau tidak terlihat sedang sibuk mengerjakan tugas, dia pasti sedang ikut rapat. Seharian penuh sibuk bekerja atau belajar atau mengikuti rapat, seperti tidak sempat melakukan hal yang lainnya.

Hasil yang didapat teman Kamu ini cukup sepadan dengan apa yang sehari-hari dia lakukan tentunya.

Nilai kuliahnya atau hasil pekerjaannya bagus.

Tentu saja, Kamu pastinya juga punya teman yang kebalikan dari si sibuk ini.

Dia sehari-hari terlihat malas, bawannya sangat santai. Terkadang bahkan terlambat datang masuk kuliah atau kantor.

Walaupun begitu, hasil atau nilai yang didapat si malas ini sepadan dengan si sibuk, bahkan terkadang ada juga hasilnya yang lebih bagus.

Orang malas biasanya lebih memilih menghindari pekerjaan sibuk yang menyita cukup banyak waktu, seperti ikut menghadiri rapat yang tidak penting.

Mereka akan menyelesaikan tugas atau pekerjaan secara cepat dan tepat sehingga waktu mereka digunakan untuk hal yang benar-benar lebih penting.

2. Bisa Mendelegasikan Pekerjaan yang Rutin, Berulang, dan Membutuhkan Tenaga Ekstra

Orang malas tentu saja enggan mengerjakan sesuatu yang rutin, berulang, dan memerlukan tenaga fisik sehingga mereka akan membuat orang lain mengerjakan tugas-tugas tersebut.

Mereka sewa pembantu untuk membereskan seluruh pekerjaan rumah mereka contohnya atau pekerjaan kuli lainnya.

Kenapa mereka melakukan ini?

Ya, agar mereka bisa mengerjakan sesuatu yang lebih penting dan berharga bagi mereka tentunya, seperti menghabiskan waktu bercengkerama bersama keluarga atau mengerjakan hal penting lainnya.

3. Meningkatkan Kreativitas, Produktivitas, dan Efisiensi

Pemalas lebih sering berpikir yang tentunya memicu kreativitasnya.

Mencari cara bagaimana mendapatkan hasil minimal setara atau lebih banyak dengan menggunakan tenaga atau resource atau sumber daya yang lebih sedikit untuk mencapai tujuan mereka.

4. Mendapatkan Cara yang Lebih Mudah, Lebih Cepat dan Lebih Efektif dalam Mengerjakan Sesuatu

Inilah salah satu alasan yang membuat Bill Gates lebih memilih orang malas untuk mengerjakan sesuatu yang rumit. Mereka bisa membuat pekerjaan kompleks menjadi lebih simpel.

Orang malas seringkali mencari cara yang lebih efektif untuk menyelesaikan tugas mereka dengan (biasanya) menggunakan teknologi atau alat bantu.

5. Fokus pada Tugas dan Pemikiran yang Paling Penting

Hal ini merupakan efek positif dari poin nomor 1 sampai dengan nomor 5 di atas.

Orang malas sebenarnya adalah orang cerdas dan cerdik yang bisa menyelesaikan objektif mereka dengan cara-cara yang lebih simpel bagi mereka sehingga mereka bisa fokus pada hal yang lebih penting.

6. Bisa Mendapatkan Penghasilan Tambahan Saat Tidur

Orang malas biasanya juga sering berpikir keras bagaimana dia bisa mendapatkan penghasilan tambahan bahkan di saat dia tidur. Istilah kerennya mendapatkan passive income.

Kalau kamu baca-baca di internet, banyak sekali cara mendapatkan passive income ini mulai dari menjadi investor di pasar modal, menjadi penulis buku, menjadi owner perusahaan, sampai dengan membangun bisnis online.

7. Menghemat Energi dan Baik untuk Lingkungan

Orang malas juga pastinya jarang untuk keluar rumah.

Mereka terkadang menghabiskan waktu mereka di rumah dan tidak pergi keluar untuk jalan-jalan ke mall atau ke tempat lainnya.

Dengan berdiam di rumah, maka mereka menghemat energi dari sisi tenaga, waktu, dan biaya. Perilaku mereka ini tentu saja sangat baik untuk lingkungan dan bumi kita karena minimnya konsumsi yang mereka lakukan.

8. Menghasilkan Ide Bisnis yang Inovatif

Tiada ide bisnis paling inovatif yang mewakili di Indonesia selain Gojek.

Gojek memang sangat fenomenal.

Begitu inovatifnya sehingga membuat disruptive bisnis transportasi konvensional lainnya.

Gojek yang awalnya hanya fokus di bidang transportasi, kini merambah segala lini mulai dari bisnis pengantar makanan, pembayaran/finansial, sampai dengan jasa kemudahan urusan rumah tangga.

Bagaimana ide Gojek ini muncul?

Ya, karena kejelian melihat peluang dari perilaku orang malas. Orang malas nyupir, orang malas belanja atau beli makanan, orang malas bersih-bersih rumah. Gojek bisa mensolusikan semua itu.

9. Membantu untuk Rileks dan Dapat Melakukan Sesuatu yang Disukai

Malas-malasan di rumah, tiduran di kasur sambil main game atau nonton film favorit Kamu di handphone. Ahh.. Nikmatnyaa..!!

Sesekali bermalasan dan melakukan hobi yang Kamu sukai terkadang perlu untuk bisa rileks dan melepas stress. Terlalu keras bekerja atau mengerjakan tugas tidak terlalu baik untuk kesehatan jasmani maupun rohani.

10. Menghindari Pembicaraan atau Hal yang Tidak Penting

Orang malas biasanya juga jarang ngegosip atau membicarakan hal yang tidak berfaedah.

Ngegosip atau membicarakan hal yang tidak berguna hanya membuang waktu saja. Mereka lebih fokus untuk mengerjakan hal yang perlu dan yang paling penting.


Kira-kira begitulah, 10 alasan kenapa malas itu sesuatu hal yang baik.

Oke, sampai sini Kamu pasti nyeletuk, “Ah, cukup basa-basinya, Om Pram! Terus apa hubungannya malas dengan dashboard? Jaka Sembung makan kedondong, nggak nyambung dong tulisan Om ini!”

Ya, kalau Kamu (benar-benar) baca tulisan saya, coba lihat kembali poin nomor 4 di atas.

Alat bantu yang dimaksud tersebut bisa berupa dashboard.

Malas Picu Saya Buat Dashboard

Malas menyebabkan saya membuat sebuah dashboard.

Dashboard manajemen proyek.

Ijinkan saya bercerita sedikit tentang tugas dulu saya di kantor.

Unit kami bertanggung jawab mengawasi implementasi proyek sehingga proyek tersebut dapat selesai sesuai yang direncanakan sebelumnya.

Proyek yang kami kelola sekitar puluhan, cukup lumayan banyak juga. Tugas kami mengawal proyek-proyek tersebut. Untuk teknis pelaksanaan proyeknya dikerjakan oleh mitra (kontraktor).

Nah, sebagai (apalah saya ini yang hanya seorang) kroco, saya diberikan tugas untuk membuat laporan rutin, bisa harian ataupun mingguan, ke manajemen terkait progres proyek-proyek yang kami kelola.

Jenis pekerjaan berulang seperti membuat laporan ini membuat saya malas dan berpikir apakah ada cara lain yang lebih mudah, cepat, dan efektif tanpa mengurangi kualitas hasil pekerjaan saya.

Ya, ada, dengan membuat dashboard. Fase awal pembuatan dashboard ini memang cukup menantang. Setelah dashboard siap dipakai, maka pekerjaan saya akan jauh lebih mudah.

Jadi, membuat dashboard untuk laporan progres proyek sangatlah worth it.

Lalu, bagaimana saya membuat dashboard manajemen proyek ini?

Sebelum melangkah lebih jauh, ada baiknya saya coba uraikan dulu tentang manajemen proyek secara sekilas saja.

Manajemen proyek yang dibahas disini menggunakan metodologi tradisional atau waterfall istilahnya.

Akhir-akhir ini sedang tren metodologi manajemen proyek bernama agile yang terbukti lebih cepat memberikan dampak positif terhadap bisnis dan kebutuhan pasar.

Sekilas info saja, maaf, Kamu tidak akan mendapat penjelasan tentang agile di tulisan ini.

Sekilas Tentang Manajemen Proyek

Pembahasan manajemen proyek ini diambil sebagian besar dari situs Project Management Institute (PMI).

PMI adalah asosiasi keprofesian manajemen proyek terdepan di dunia. PMI mengembangkan sebuah framework dan standarisasi pengelolaan manajemen proyek yang dapat diaplikasikan serta diakui secara global.

Kamu bisa mempelajari framework ini melalui panduan resmi dari PMI, yakni Project Management Body of Knowledge (PMBOK).

Project Management Professional (PMP)

PMI juga menawarkan program sertifikasi Project Management Professional (PMP) yang sudah diakui di dunia.

Lalu, detail apa lagi terkait PMP ini?

1. PMP merupakan salah satu sertifikat profesional keahlian di bidang project management yang diakui secara global/internasional

Pengakuan PMP menunjukkan bahwa pemegang sertifikat memiliki keahlian, kemampuan, dan pengetahuan dalam mengelola proyek sesuai kerangka PMBOK (Project Management of Body Knowledge) yang diterbitkan oleh Project Management Institute (PMI).

2. Menurut survey yang dilakukan oleh Global Knowledge: 15 Top-Paying Certifications for 2019, PMP menempati peringkat ke-2 dibawah Google Certified Professional Cloud Architect (https://www.globalknowledge.com/us-en/resources/resource-library/articles/top-paying-certifications/#2).

Ini menunjukkan bahwa PMP merupakan salah satu kualifikasi yang banyak dicari dan dibutuhkan di berbagai perusahaan.

3. Mengikuti ujian/mendapatkan sertifikasi PMP membutuhkan effort yang cukup tinggi dari segi persiapan, waktu, maupun biaya.

Sebelum mengikuti ujian sertifikasi, PMI mensyaratkan calon peserta harus memiliki 4.500-7.500 jam pengalaman kerja di bidang project management.

Selain itu, calon peserta juga harus sudah mengikuti 35 jam pelatihan klasikal project management.

Jika persyaratan tersebut sudah dipenuhi, maka calon peserta berhak mengikuti ujian sertifikasi dengan membayar fee sebesar 555 USD terlebih dahulu.

4. Dari sisi perusahaan, memiliki sejumlah karyawan pemegang sertifikat profesional yang diakui secara global/internasional dapat meningkatkan nilai lebih (value) serta kredibilitas yang tinggi

Apalagi bagi perusahaan yang bergerak di bidang konstruksi. Dengan memiliki karyawan bersertifikat PMP, peluang memenangkan tender proyek akan lebih besar.

5. Sertifikat PMP berlaku hanya sampai 3 tahun saja. Untuk memperpanjang masa berlaku ini, pemegang sertifikat tidak perlu mengikuti ujian/tes lagi.

Dalam rentang waktu 3 tahun, pemegang sertifikat disyaratkan untuk melaporkan 60 PDU (Professional Development Unit) atau setara 60 jam keterlibatan aktivitas di bidang project management.

Setelah PDU terpenuhi, pemegang sertifikat cukup membayar biaya sebesar 150 USD untuk memperpanjang sertifikat PMP selama 3 tahun mendatang.

Daan… ini hanya informasi buat Kamu saja (ssst… jangan bilang siapa-siapa ya…), saya sebenarnya sudah memiliki sertifikat PMP (maaf, saya bukan bermaksud sombong di sini karena cuma ini yang bisa saya banggakan :p) sejak tahun 2013 lalu.

Begini penampakannya:

Apa yang Dimaksud dengan Manajemen Proyek?

Manajemen proyek terdiri dari dua kata: manajemen dan proyek.

Manajemen adalah koordinasi dari berbagai aktivitas yang meliputi perencanaan, pengaturan, pengawasan, pengendalian, dan pengarahan untuk mencapai tujuan atau objektif tertentu.

Proyek adalah usaha atau aktivitas atau pekerjaan bersifat sementara (temporer) yang dilakukan untuk membuat suatu hasil, produk atau jasa yang unik.

Unik yang dimaksud di sini adalah suatu pekerjaan bukan rutin, seperti halnya proses produksi atau manufaktur.

Unik berarti dilakukan di satu tempat atau lokasi tertentu juga ada permulaan dan ada akhir serta dibatasi oleh anggaran dan lingkup tertentu.

Contoh proyek: pembangunan jembatan, pembangunan pabrik, launching produk baru, kampanye pemilihan presiden, dan lainnya.

Jadi, manajemen proyek adalah koordinasi aktivitas serta aplikasi pengetahuan, keterampilan, teknik, dan tools untuk mencapai kebutuhan atau tujuan proyek.

Tujuan proyek bisa berupa banyak hal, tergantung visi dari entitas pemilik proyek.

Contohnya, pemindahan ibu kota Indonesia ke Palangkaraya yang akhir-akhir ini direncanakan oleh pemerintah.

Salah satu tujuannya adalah pemerataan ekonomi seluruh bagian di Indonesia serta kebutuhan untuk mengurangi kepadatan penduduk di Jakarta.

Tahapan Proses Manajemen Proyek

Manajemen proyek terdiri dari 5 tahapan proses: initiating, planning, executing, monitoring/controlling, closing.

Tahapan ini berurutan dan berulang sesuai fase proyek. Untuk cakupan proses monitoring/cpntrolling diterapkan pada keseluruhan fase.

  1. Initiating - Fase pertama dari proses manajemen proyek. Pada tahap inilah ditentukan tujuan dari proyek, studi kelayakannya (sudut pandang bisnis/benefit), siapa saja stakeholders yang terlibat, sampai dengan kepada siapa proyek akan dilimpahkan (penentuan kontraktor/manajer proyek).
  2. Planning - Pada fase ini manajer proyek bersama dengan timnya melakukan perencanaan agar proyek dapat diselesaikan sesuai tujuannya. Cakupan dari perencanaan ini meliputi seluruh knowledge area (nanti akan dijelaskan di bawah).
  3. Executing - Fase implementasi proyek sesuai perencanaan yang telah ditentukan sebelumnya.
  4. Monitoring and Controlling - Pengawasan dan pengendalian. Manajer proyek akan melakukan pengukuran apakah implementasi proyek sudah sesuai dengan rencana dan sesuai waktu, lingkup kerja, maupun anggaran.
  5. Closing - Fase penyelesaian/finalisasi seluruh atau sebagian dari hasil/produk proyek.

10 Manajemen Proyek Knowledge Area

PMI membuat sebuah terminologi baku dan panduan yang dinamakan knowledge area.

Knowledge area ini bersinggungan di setiap tahapan proses manajemen proyek yang secara keseluruhan jika dijumlahkan terdapat 49 proses.

Knowledge area merupakan subyek inti teknis dari manajemen proyek yang memudahkan para praktisi untuk melakukan pengelolaan manajemen proyek yang efektif.

1. Project Integration Management

Menurut definisi dari Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), integrasi adalah “pembauran hingga menjadi kesatuan yang utuh atau bulat.”

Integrasi inilah yang menyatukan keseluruhan proses dan aktivitas di dalam proyek, mulai dari initiating sampai dengan closing.

Beberapa aktivitas kunci diantaranya penunjukkan manajer proyek, identifikasi stakeholders, pembuatan rencana proyek, pengawasan/pengendalian implementasi proyek, pengaturan perubahan proyek, dan closing proyek.

2. Project Scope Management

Scope atau dalam Bahasa Indonesia berarti lingkup atau cakupan. Lingkup kerja proyek merupakan fokus utama pada knowledge area ini.

Apa yang menjadi output, hasil, produk, servis, atau deliverables dari proyek. Lingkup kerja ini harus ditentukan and didefinisikan secara jelas di dokumen rencana proyek.

Jika seluruh atau sebagian lingkup kerja proyek ini sudah diselesaikan, maka nanti akan ada proses validasi dan pengujian deliverables proyek oleh stakeholders terkait.

Lingkup kerja juga bisa berubah seiring implementasi proyek tergantung kebutuhan (misalnya terjadi keterlambatan kemajuan proyek, sehingga lingkup kerja dikurangi untuk mempercepat penyelesaian proyek).

Salah satu output yang paling penting dari scope management ini adalah work breakdown structure (WBS).

3. Project Schedule Management

Jadwal merupakan salah satu elemen terpenting dalam manajemen proyek.

Satu pertanyaan pamungkas yang sering dilontarkan oleh pemilik/sponsor proyek adalah “Kapan selesainya?”

Pertanyaan mudah tapi jawabnya susah.

Kalau manajer proyek sudah menghadapi pertanyaan ini, maka segala teori tentang manajemen proyek tidak akan terpakai. Ilmu yang dipakai untuk menjawab pertanyaan itu adalah ilmu ngeles, hehe..

OK, secara teori, untuk bisa mendapatkan jangka waktu penyelesaian proyek, maka harus ditentukan dulu detail aktivitas terkecilnya.

Dari aktivitas tersebut dapat diestimasi durasinya dan diakumulasikan berdasarkan jumlah serta urutan pekerjaannya.

Seluruh detail jadwal ini dibuat pertama kali saat fase perencanaan proyek dan akan dipakai pada saat fase implementasi untuk keperluan pengawasan/pengendalian proyek.

4. Project Cost Management

Area ini terkait anggaran yang diperlukan untuk penyelesaian proyek.

Setiap aktivitas diperkirakan biaya yang diperlukan meliputi seluruh sumber daya seperti tenaga kerja, material, perlengkapan, dan lainnya untuk menyelesaikan aktivitas tersebut.

Setelah anggaran direncanakan, manajer proyek akan mengevaluasi anggaran saat proyek berlangsung.

5. Project Quality Management

Proyek bisa saja diselesaikan secara tepat waktu dan tepat biaya, namun jika kualitas yang dihasilkan tidak sesuai standar, maka proyek bisa dikatakan gagal.

Perencanaan kualitas merupakan salah satu elemen penting dalam manajemen proyek. Salah satu syarat hasil proyek dapat diterima adalah kualitas yang memenuhi.

Jika kualitas deliverables banyak tidak memenuhi standar, maka proyek tidak akan bisa di closing.

6. Project Resource Management

Resource yang dibahas ini lebih ke arah manajemen tenaga kerja/sumber daya manusia atau tim proyek. Bagaimana mengalokasikan tim agar proyek dapat diselesaikan tepat waktu maupun anggaran.

Pada tahap perencanaan, sumber daya manusia atau tim proyek diidentifikasi peran, tanggung jawab, serta kualifikasi pada posisi tertentu dan apakah mereka cocok menempati di salah satu struktur organisasi proyek.

Tugas manajer proyek mengatur ketersediaan resource ini serta memastikan tim dapat bekerja dan tetap termotivasi untuk menyelesaikan proyek.

7. Project Communications Management

Komunikasi merupakan hal penting yang menentukan sukses atau gagalnya sebuah proyek.

Knowledge area ini berfungsi menginformasikan segala sesuatu tentang proyek ke tim dan stakeholeders.

Hal-hal yang perlu direncanakan terkait manajemen komunikasi ini diantaranya bagaimana atau media apa yang digunakan untuk menginformasikan segala aspek tentang proyek, seperti rapat/tatap muka, laporan menggunakan email atau whatsapp atau telepon, serta metode komunikasi lainnya.

Berikutnya, seberapa sering frekuensi laporan proyek dilakukan, apakah bulanan, mingguan, atau harian.

Semua ini direncanakan dan diatur sedemikian rupa agar tim proyek dapat saling berkoordinasi sehingga proyek bisa berjalan lancar serta sesuai rencana.

8. Project Risk Management

Manajemen risiko proyek direncanakan dimulai dari mengidentifikasi segala risiko yang akan muncul saat proyek berjalan.

Segala risiko yang mungkin terjadi disusun dalam bentuk daftar, dikelompokkan, dan diurutkan berdasarkan prioritas.

Setelah itu dilakukan analisis terkait dampak risiko tersebut pada aspek proyek, seperti dampak pada kualitas, anggaran, jadwal, lingkup kerja, dan lainnya.

Selanjutnya, merencanakan tanggapan dari risiko-risiko tersebut. Biasanya dalam bentuk tulisan.

Jika risiko ini menjadi permasalahan nantinya, maka rencana tanggapan akan dilakukan untuk meminimasi dampak yang ditimbulkan.

9. Project Procurement Management

Manajemen ini berkaitan dengan proses dan aktivitas pengadaan yang diperlukan untuk pelaksanaan proyek.

Aktivitas pengadaan ini contohnya seperti menyeleksi atau merekrut kontraktor/subkontraktor, pembelian peralatan/perlengkapan, material, dan pembelian bahan-bahan lainnya.

10. Project Stakeholder Management

Yang harus pertama kali dilakukan adalah mengidentifikasi seluruh stakeholder proyek.

Setelah itu, petakan peran ataupun pengaruh serta dampak yang dapat ditimbulkan dari masing-masing stakeholder.

Saat proyek berjalan, manajer proyek harus selalu meng-update informasi segala perkembangan terbaru tentang proyek, me-manage ekspektasi dan berusaha memenuhi kebutuhan stakeholder terkait.

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ) Tentang Manajemen Proyek

Apa saja metodologi manajemen proyek?

Sebenarnya, ada cukup banyak metodologi manajemen proyek mulai dari Agile, Scrum, Kanban, Waterfall, PRINCE, Lean, dan lainnya.

Namun, yang sekarang banyak dipakai di dunia start up adalah Agile.

Metode tradisional seperti Waterfall yang dibahas di tulisan ini mulai kehilangan popularitasnya karena sifatnya yang kaku dan tidak cepat tanggap terhadap perubahan bisnis.

Mana yang lebih baik Agile atau Waterfall?

Tergantung kebutuhan dan tujuan dari proyek yang akan dikerjakan. Masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan.

Agile sangat baik diterapkan pada lingkungan bisnis yang cepat berubah, tim kecil, dan sedikit stakeholders.

Waterfall biasanya digunakan pada proyek sederhana yang jika ada perubahan, maka dampaknya akan membutuhkan biaya yang cukup besar, seperti proyek konstruksi bangunan.

Apa saja tugas manajer proyek?

Manajer proyek adalah pengelola dan penanggung jawab utama proyek dari mulai awal sampai dengan akhir.

Untuk mengelola proyek yang begitu kompleks, manajer proyek harus memiliki kemampuan berpikir kritis, keterampilan penyelesaian masalah, pengambilan keputusan yang baik, negoisasi, penyelesaian konflik, serta kemampuan adaptasi yang tinggi.

Selain itu, tugas dan tanggung jawab manajer proyek cukup banyak:

  • Merencanakan dan mengimplementasikan proyek
  • Mendefinisikan lingkup kerja, tujuan, dan deliverables proyek
  • Merekrut, mengelola, dan mengarahkan tim proyek
  • Merencanakan dan mengelola budget proyek
  • Mengelola ekspektasi stakeholders
  • Mengalokasikan sumber daya proyek
  • Membuat jadwal dan timeline proyek
  • Melaporkan kemajuan proyek ke stakeholders terkait
  • Mengelola dan mengintegrasikan perubahan proyek
  • Mengevaluasi dan memeriksa hasil dari proyek
  • Mengelola dan mengatur dokumen administrasi

Apa itu WBS?

WBS atau work breakdown structure adalah pembagian pekerjaan menjadi bagian yang lebih lebih kecil/detail sehingga memudahkan dalam perencanaan dan pengelolaan proyek.

WBS ini biasanya terdiri dari beberapa tingkat (level) tergantung sejauh mana detail tim proyek dalam memecah pekerjaan. Berikut ini adalah contoh WBS dari pembangunan rumah:

Apa itu deliverable?

Deliverable merupakan salah satu istilah penting yang sering digunakan di manajemen proyek.

Deliverable adalah output atau produk yang merupakan hasil dari selesainya sebuah atau beberapa aktivitas pada proyek.

Deliverable bisa berupa dokumen, hasil konsultansi, jasa, barang atau produk, dan yang lainnya.

Contoh deliverable dari proyek pembangunan rumah: kontrak pembangunan rumah, gambar rancangan rumah, laporan progres pembangunan rumah, berita acara serah terima rumah, dan tentu saja rumah itu sendiri (dari hasil pembangunan).

Apa itu stakeholder?

Stakeholder adalah individu, kelompok atau organisasi yang terdampak oleh hasil dari proyek.

Mereka memiliki kepentingan terhadap suksesnya proyek. Stakeholder bisa memberikan pengaruh positif ataupun negatif pada proyek.

Salah satu parameter kesuksesan proyek adalah bisa mengakomodir kepentingan dari stakeholders.

Contoh stakeholders: manajer proyek, pihak sponsor, tim proyek, sub-kontraktor, pemakai (end-user), tim uji terima, pengawas lapangan, dan lainnya.

Apa saja penyebab gagalnya proyek?

Selama 8 tahun lebih bekerja di bagian pengelolaan manajemen proyek, faktor penyebab utama kegagalan proyek yang sering terjadi adalah karena ketidaksiapan perencanaan.

Banyaknya jumlah kontrak proyek yang perlu dibuat oleh unit logistik membuat perencanaan menjadi tidak rinci. Contohnya, jangka waktu pelaksanaan proyek dibuat berdasarkan kelipatan: 3 bulan, 6 bulan, atau 9 bulan.

Tidak tergantung lingkup kerja proyek masing-masing. Hal ini membuat implementasi proyek menjadi lebih sulit karena perencanaan proyek yang terkesan asal-asalan dan target penyelesaian proyek yang tidak realistis.

Penyebab kegagalan proyek lainnya sebagai berikut:

  • Ketidakjelasan lingkup kerja proyek
  • Kurangnya komunikasi antar stakeholders
  • Manajer proyek dan tim yang kurang mumpuni
  • Aliran dana tunai yang kurang lancar dalam pembiayaan proyek
  • Terlalu banyak stakeholders yang terlibat dalam proyek
  • Kurangnya pengendalian dan pengawasan proyek

Apa itu milestone?

Milestone adalah satu poin/titik pencapaian besar yang dapat dikategorikan sebagai prestasi dalam proses tahapan proyek.

Salah satu contoh milestone dari proyek pembangunan gedung pencakar langit adalah “peletakkan batu pertama” sebagai tanda dimulainya aktivitas pembangunan setelah proses pembebasan lahan.

Mana yang lebih penting: kualitas, biaya, atau waktu?

Semua sama pentingnya.

Detail terkait kualitas, biaya, dan waktu terdapat di dokumen rencana proyek yang merupakan acuan utama dalam implementasi proyek sehingga ketiga aspek tersebut dapat dipenuhi.

Jika ketiga aspek ini terpenuhi, maka proyek ini dapat disebut proyek yang sukses.

Ini adalah kondisi ideal.

Kondisi praktiknya, proyek yang bermasalah biasanya akan mengorbankan salah satu dari ketiga aspek tersebut tergantung prioritas tujuan proyek yang akan dicapai.

Misalnya, proyek ingin dapat cepat diselesaikan, maka diperlukan tambahan tenaga kerja yang berdampak pada meningkatnya biaya operasional proyek.

Dashboard Manajemen Proyek

Kembali inti utama dari tulisan ini, karena saya malas buat laporan rutin terkait progres proyek, maka saya mencoba membuat dashboard.

Beberapa latar belakang atau permasalahan yang menjadi dasar saya membuat dashboard di tempat kerja saya adalah sebagai berikut:

  1. Unit kami mengelola proyek untuk seluruh Indonesia dan bertanggung jawab mengawasi dan mengendalikan implementasi proyek. Proyek yang kami kelola cukup banyak, rata-rata lebih dari 50 proyek setiap tahunnya. Bahkan, pernah lebih dari 100 proyek di satu tahun tertentu.
  2. Banyaknya proyek yang dikelola menyulitkan kami untuk mengawasi, proyek mana yang telat dan mana yang masih on the track.
  3. Sistem manajemen proyek eksisting yang biasanya kami gunakan belum bisa menampilkan status seluruh proyek dalam satu tampilan.

Pengguna harus melakukan navigasi dari satu halaman ke halaman yang lainnya untuk mendapatkan informasi dan status satu proyek saja.

Untuk menjawab permasalahan tersebut, saya mencoba membuat dashboard purwarupa berbasis web yang dapat menampilkan informasi dan status seluruh proyek berjalan dalam satu tampilan dengan fitur-fitur sebagai berikut:

Sampai sini, sesuai fitur dan penjelasan di atas, apakah Kamu punya ide desainnya seperti apa nantinya?

Bagaimana menunjukkan semua itu dalam satu tampilan saja?

Kira-kira beginilah visualisasi dashboard yang akan dibuat:

Untuk penjelasan detail visualisasi dan navigasinya akan dibahas nanti. Kalau Kamu masih tertarik, silakan baca tulisan ini sampai habis.

Framework Dashboard Manajemen Proyek

Sesuai gambar di atas, berikut komponen yang diperlukan untuk membuat dashboard manajemen proyek:

  1. R dan RStudio - Perangkat lunak (bahasa pemrograman) dan IDE (Integrated Development Environment).
  2. Shiny, Tidyverse, ggplot2 - Beberapa packages R untuk membuat dashboard.
  3. Sumber data - Data manajemen proyek. Untuk tutorial di tulisan ini formatnya dalam bentuk Excel.

Untuk nomor 1 dan 2 sudah saya bahas di tulisan-tulisan sebelumnya. Kamu bisa baca: Panduan Membuat Dashboard Web dan 3 Langkah Kilat Mahir Analisis Data sebagai referensi.

Data Manajemen Proyek

Dari pembahasan sekilas tentang manajemen proyek sebelumnya, tentunya Kamu sudah punya sedikit gambaran dan bayangan kan, kira-kira data apa saja yang terkait dengan proyek.

Ya, data proyek umumnya sebagai berikut:

  • Nama proyek
  • Nomor proyek
  • Waktu pelaksanaan proyek
  • Progres atau status proyek
  • Nilai proyek
  • Lokasi proyek
  • Nama Kontraktor
  • data lainnya…

Untuk pembahasan tutorial dashboard manajemen proyek pada tulisan ini, saya akan tunjukkan data proyek di tempat kerja saya, yang tentunya sudah dimodifikasi agar dapat dipublikasikan.

Data proyek ini bisa Kamu unduh melalui tautan berikut: (https://github.com/pripramudya/dashboard-manpro/raw/master/data/daftar_proyek.xlsx)

Kamu bisa lihat isi dari data proyek tersebut menggunakan perintah berikut:

# Melihat isi data proyek
library(openxlsx)
tautan_data <- "https://github.com/pripramudya/dashboard-manpro/raw/master/data/daftar_proyek.xlsx"
data_proyek <- read.xlsx(tautan_data)

str(data_proyek)

Data proyek ini terdiri dari 14 kolom dan 1.136 baris.

Berikut deskripsi kolomnya:

Penjelasan status proyek sebagai berikut:

  • PREPARING: Persiapan pelaksanaan proyek. Contoh aktivitasnya: Penerbitan kontrak, finalisasi perencanaan, dan kick off proyek (bobot progres = 20%).
  • DELIVERY: Proses pengiriman barang, perlengkapan, dan material proyek (bobot progres = 30%)
  • INSTALLASI: Pelaksanaan atau pengerjaan proyek fisik di lapangan (bobot progres = 35%).
  • TEST COMM: Test Commissioning setelah pekerjaan fisik telah diselesaikan. Pengujian deliverable oleh mitra (bobot progres = 5%).
  • UJI TERIMA: Pengujian hasil installasi atau deliverable dari masing-masing lokasi proyek yang dilakukan oleh mitra dan pihak pengguna (bobot progres = 5%).
  • BAST-1: Singkatan dari Berita Acara Serah Terima Kesatu. Dokumen resmi yang menandakan bahwa lokasi proyek terkait sudah selesai 100% dan sudah diterima oleh pihak pengguna atau pemilik proyek (bobot progres = 5%).

Kode Program (Script) Dashboard Manajemen Proyek

Setelah Kamu tahu tentang data proyek sesuai penjelasan di atas, selanjutnya adalah bagaimana membuat dashboard manajemen proyek secara teknis menggunakan pemrograman R.

Untuk memudahkan Kamu dalam menelusuri kode skrip dashboard manajemen proyek ini, berikut saya tampilkan diagramnya:

Saya akan coba tuliskan beberapa kode skrip yang menurut saya cukup penting dan perlu penjelasan lebih detail lagi.

Untuk yang lainnya, Kamu bisa lihat seluruh kode skrip ini melalui tautan https://github.com/pripramudya/dashboard-manpro.

Skrip terdiri dari 5 file:

  • 3 file merupakan komponen utama dari aplikasi: ui.R, global.R, dan server.R.
  • sedangkan 2 file yang lainnya merupakan skrip untuk pelaporan: pdf.Rmd dan pptx.Rmd.

ui.R

File ini berisi kode program user interface atau tampilan dari dashboard.

Seluruh output yang diproses di file server.R ditempatkan di ui.R ini sehingga data dapat divisualisasikan.

Beberapa bagian dari skrip ini meliputi Judul, Menu, valueBox, Box Rekap, Box Prioritas, actionButton Proyek, actionButton Lokasi, dan bsModal.

ui.R > Judul

Kita mulai yang paling mudah dulu. Bikin Judul di dashboard.

Berikut cuplikan baris kodenya:

dashboardHeader(title = HTML(paste(icon('cubes'),'proyekABADI')))
  • (icon('cubes') akan menghasilkan visualisasi gambar kubus tingkat 3.
  • proyekABADI merupakan judulnya.

ui.R > Menu

dashboardSidebar(
    sidebarMenu(
      id = "tabs",
      menuItem("Ringkasan Proyek", tabName = "ringkasan", icon = icon("dashboard")),
      menuItem("Laporan", icon = icon("list"),
        menuSubItem("xls", tabName = "excel"),
        menuSubItem("ppt - pdf", tabName = "powerpoint")
      )
    )
)

Kode ini menurut saya sangat jelas sekali dan Kamu juga pasti dengan mudah mengerti.

  • menuItem() adalah fungsi untuk membuat menu utama. Di dashboard ini menu utamanya: Ringkasan Proyek dan Laporan.
  • menuSubItem() untuk submenu dari menu utama Laporan: xls dan ppt - pdf.

ui.R > valueBox

valueBox(
            value = formatC(length(lokasi.blmbast$NM_LOKASI), big.mark = ".", 
                    decimal.mark = ",", format = "f", drop0trailing = TRUE),
            subtitle = "lokasi on going", 
            icon = icon("map-marker"), width = 3
          )

Fungsi valueBox() biasanya digunakan untuk menampilkan angka-angka terpenting dari sebuah dashboard. Untuk contoh di atas, yang saya tampilkan adalah angka jumlah lokasi proyek on going (berjalan).

  • value diisi untuk menampilkan nilai.
  • subtitle untuk menampilkan deskripsi dari nilai.
  • icon untuk menampilkan gambar.
  • width untuk mengatur lebar dari box Satu baris box memiliki lebar maksimal 12. Jadi, width = 3 bisa dibuat maksimum: 12/3 = 4 box dalam 1 baris. Jika dibuat box kelima, maka box tersebut akan berada di baris berikutnya.

ui.R > Box > Rekap

box(HTML(paste0(icon('level-down'), " ", proyek.lag, " proyek lag")), 
          style = "font-size : 12pt; text-align : center",
              background = "yellow", width = 3
          )

Fungsi box() digunakan untuk membuat kotak atau frame yang dapat diisi oleh teks, grafik, atau komponen visual lainnya.

Untuk kode di atas, box tanpa judul ini menampilkan jumlah proyek lag (telat) dengan latar belakang berwarna kuning, serta penggunaan icon panah bawah.

ui.R > Box > Prioritas

box(
    title = paste0("PRIORITAS 1 -- ", length(prioritas.1$no.proyek), " on going / ",
    length(prioritas.1$NO_PROYEK[prioritas.1$progres < prioritas.1$rencana]),
    " lag / ", length(prioritas.1$NO_PROYEK[prioritas.1$telat == "*"]), " masa laku habis"), 
    "", width = 6, status = "primary"
    )

Box ini sama dengan box rekap sebelumnya. Perbedaannya, box ini ada judulnya.

Box ini ditampilkan untuk memisahkan prioritas proyek menjadi 2 bagian: prioritas 1 (paling penting) dan prioritas 2 (penting).

Atributnya sebagai berikut:

  • title untuk menampilkan judul. Fungsi length(prioritas.1$no.proyek) merupakan variabel dari hasil transformasi data (yang nanti akan dibahas lebih lanjut di bawah).
  • status untuk menampilkan warna header box. Status primary akan menampilkan warna biru.

ui.R > actionButton > Proyek

lapply(
            1:length(prioritas.1$no.proyek), 
            function(i) {
            actionButton(
                inputId = paste0("klikA", i), 
                label = paste0(prioritas.1$no.proyek[i], prioritas.1$telat[i]), 
                width = "60px", 
                style = paste0("color : white; font-weight: bold; background-color : ", 
                        prioritas.1$jadwal[i]
                        )
                )
              }
        )

Fungsi lapply() memungkinkan actionButton() dapat dibuat secara iterasi sehingga jumlah actionButton() dapat di-generate sebanyak jumlah proyek prioritas 1 tanpa harus membuat satu per satu.

ui.R > bsModal | ui.R > actionButton > Lokasi

lapply(
            1:length(prioritas.1$no.proyek),
            function(i) {
              bsModal(
                id = paste0("klikmodalA", i),
                title = prioritas.1$NO_PROYEK[i],
                strong(prioritas.1$NM_JENIS[i]),
                trigger = paste0("klikA", i),
                tableOutput(paste0("tabel.proyek.a", i)),
                plotOutput(paste0("grafik.progres.a", i), height = "60px"),
                plotOutput(paste0("grafik.status.a", i), height = "130px"),
                actionButton(
                  inputId = paste0("lokasi.a", i), 
                  label = "Rincian Lokasi"
                )
              )
            }
        )

Visualisasi yang dihasilkan bsModal() hampir sama dengan box. Bedanya, bsModal() ini muncul (pop up) ketika ada input dari pengguna.

Jumlah bsModal() yang dibuat sama dengan banyaknya jumlah proyek (sama dengan jumlah actionButton()).

Fungsi tableOutput() dan plotOutput() akan dibahas nanti.

Di kotak bsModal() ini ada juga actionButton() untuk menampilkan rincian lokasi masing-masing proyek.

global.R

File ini berisi kode untuk persiapan atau cleansing data. Terdiri dari dua bagian: packages apa saja yang diperlukan dan kode untuk memanipulasi data sehingga data siap untuk ditampilkan di dashboard.

global.R > Packages

library(shinydashboard)
library(openxlsx)
library(dplyr)
library(tidyr)
library(ggplot2)
library(shinyBS)
library(DT)
library(rmarkdown)
library(knitr)

Penjelasan dari masing-masing package sebagai berikut:

  • shinydashboard: paket untuk membuat dashboard (berbasis bootstrap).
  • openxlsx: paket untuk membaca dan memanipulasi file excel.
  • dplyr: paket untuk cleansing atau manipulasi data.
  • tidyr: paket untuk manipulasi dan merapihkan data.
  • ggplot2: paket untuk membuat grafik.
  • shinyBS: paket extension dari shiny agar bisa membuat fitur tambahan.
  • DT: singkatan dari Data Table, paket untuk membuat dan menampilkan data tabel.
  • rmarkdown: paket untuk membuat tulisan berformat markdown.
  • knitr: paket untuk men-generate laporan dinamis.

Kalau Kamu belum instal semua packages di atas, kamu bisa jalankan baris program ini:

daftar.paket <- c("shinydashboard", "openxlsx", "dplyr", 
                  "tidyr", "ggplot2", "shinyBS", 
                  "DT", "rmarkdown", "knitr"
                  )

install.packages(daftar.paket)

global.R > Persiapan Data

Semua baris kode yang ada di file ini pada intinya adalah pengolahan dan manipulasi data sehingga siap disajikan di dashboard.

Adapun variabel yang dihasilkan dari skrip ini sebagai berikut:

Salah satu output-nya adalah men-transformasi dan meringkas data proyek yang sebelumnya terdiri dari 1136 baris / 14 kolom menjadi 9 baris / 26 kolom yang disimpan dalam variabel bernama proyek sebagai berikut:

Untuk detail skrip-nya Kamu bisa lihat di https://github.com/pripramudya/dashboard-manpro/blob/master/global.r.

server.R

File ini berisi kode yang memproses seluruh input dari pengguna agar output bisa ditampilkan di dashboard.

Kode di server.R inilah prosesor yang mengolah segala interaksi antara pengguna dengan user interface dashboard.

Interaksi dengan pengguna pada dashboard ini terdiri dari tiga bagian: ketika pengguna ingin mengetahui informasi proyek, rincian lokasinya, dan mengunduh laporan.

Pada bagian ini, saya hanya akan menampilkan diagram input/output beserta relasi variabelnya.

Kode lengkapnya bisa Kamu lihat di https://github.com/pripramudya/dashboard-manpro/blob/master/server.R.

server.R > Informasi Proyek

Untuk fitur informasi proyek ini terdiri 1 input dan 3 output dengan nama variabel sebagai berikut:

  • input$klik
  • output$tabel.proyek
  • output$grafik.progres
  • output$grafik.status

server.R > Rincian Lokasi

Rincian lokasi terdiri dari 1 input dan 1 output dengan nama variabel sebagai berikut:

  • input$lokasi
  • output$tabel.rinci

server.R > Laporan > xls

Terdiri dari variabel berikut:

  • input$input.xls
  • output$unduh.xls
  • output$tabel.xls

Selain ditampilkan dalam bentuk tabel, pengguna juga bisa mengunduh sumber data proyek dalam bentuk excel.

server.R > Laporan > ppt-pdf

Untuk laporan ini terdiri dari 2 variabel berikut:

  • input$input.laporan
  • output$laporan

pdf.Rmd

Skrip dalam file ini meliputi kode manipulasi data serta format (kata-kata) pelaporannya. Format pelaporan ini menggunakan markdown dengan output berbentuk pdf.

Markdown adalah (lightweight markup language) bahasa markup yang lebih ringan dari HTML untuk formatting teks.

Fungsi markdown adalah agar penulis bisa memformat naskah dengan mudah. Tanpa harus melakukan seleksi kata dan klik sana sini. Tapi juga tetap mudah dibaca tanpa penanda yang rumit (seperti di HTML).

Tampilan laporan berbentuk pdf sebagai berikut:

Skrip detail bisa Kamu lihat di tautan ini:

https://github.com/pripramudya/dashboard-manpro/blob/master/pdf.Rmd

pptx.Rmd

Fungsi pada skrip ini hampir sama dengan skrip pdf.Rmd. Perbedaannya, output yang dihasilkan berbentuk format file presentasi (.pptx).

Berikut demo slide presentasinya:

Laporan Manajemen Proyek from Pribadi Pramudya, PMP

Kamu bisa lihat detail skrip file ini di:

https://github.com/pripramudya/dashboard-manpro/blob/master/pptx.Rmd

Visualisasi Dashboard Manajemen Proyek

Daaan.. sampai juga pada bagian akhir dari artikel singkat ini :p. 

Di bagian akhir ini akan saya tampilkan dashboard manajemen proyek berikut penjelasannya.

Mulai dari tampilan utama dashboard. Berikut keterangannya sesuai nomor di atas:

  1. Jumlah proyek yang sedang berlangsung.
  2. Jumlah lokasi proyek yang sedang berlangsung.
  3. Rata-rata persentase progres atau kemajuan seluruh proyek yang sedang berlangsung.
  4. Nilai total lokasi proyek yang sedang berlangsung dalam milyar rupiah.
  5. Jumlah proyek berjalan yang mengalami keterlambatan jadwal.
  6. Jumlah lokasi proyek berjalan yang mengalami keterlambatan jadwal.
  7. Selisih rata-rata antara persentase perencanaan jadwal dengan persentase realisasi proyek.
  8. Jumlah proyek yang sudah melewati waktu penyelesaian (sesuai kontrak).
  9. Proyek dibagi menjadi dua bagian sesuai skala prioritas. Setiap prioritas terdapat komposisi status proyek. Berapa jumlah berjalan, berapa yang telat, dan berapa yang masa berlaku kontraknya sudah habis.
  10. Representasi detail untuk masing-masing proyek dalam bentuk kotak berwarna dan dapat dibedakan berdasarkan nomor proyeknya. Warna merah dan kuning adalah status proyek terlambat. Kuning merupakan status proyek yang selisih antara persentase progres dengan rencana jadwalnya kurang dari 10%, sedangkan merah jika selisihnya lebih dari 10%. Hijau artinya proyek berjalan sesuai rencana. Tanda bintang di sebelah nomor proyek menunjukkan bahwa proyek tersebut masa kontraknya sudah habis. Kotak ini bisa di-klik dan akan muncul detail proyek terkait.

Untuk detail setiap proyek, berikut penjelasannya:

Beginilah tampilan finalnya:

Demo Dashboard Manajemen Proyek

Untuk demo dashboard manajemen proyek ini, Kamu bisa kunjungi:

https://pripramudya.shinyapps.io/manajemen-proyek/

Keseluruhan kode bisa kamu lihat detailnya melalui tautan berikut:

https://github.com/pripramudya/dashboard-manpro

Demikianlah artikel tentang dashboard manajemen proyek yang dibuat karena saya “malas” :p.

Kalau Kamu punya dashboard seperti ini, apa Kamu jadi malas juga? :D

Comments

comments powered by Disqus